Уважаемые коллеги, руководители проектов, если я прошу подготовить информацию о ситуации на проекте, чтобы обсудить ее на совещании, то это означает, что я хочу увидеть:
Чего бы я не хотел выслушивать на совещании по проекту:
- текст и реквизиты договора (название, предмет, номер, сумма, дата заключения и дата исполнения обязательств),
- если договор не заключен, тогда хочу услышать о плановых сроках его заключения, плановой сумме, подтверждения о намерениях от заказчика, даты планируемых встреч с заказчиком для обсуждения контрактования,
- общую сумму всех расходных договоров по данному доходному договору,
- текущие плановые сроки закрытия договора (когда заказчику будет передан на подписание акт сдачи-приемки работ),
- текущие плановые сроки завершения всех работ по проекту (когда мы завершим все работы фактически, этот срок обычно позже подписания акта сдачи-приемки),
- планируемые затраты до завершения всех работ по проекту и причины расхождения с планом на момент подписания договора,
- планируемая прибыль до завершения всех работ по проекту и причины расхождения с планом на момент подписания договора,
- проблемы, которые мешают приблизить момент окончания работ по проекту и момент подписания акта сдачи-приемки,
- варианты решения проблем согласно пункту выше, с указанием плюсов и минусов, на основании которых можно принять решение по выбору,
- предложения по улучшению ситуации на проекте (как увеличить доходы, как уменьшить расходы, как увеличить лояльность заказчика и пользователей).
Чего бы я не хотел выслушивать на совещании по проекту:
- вопросы, которые можно было решить в рабочем порядке ДО, а не ВО ВРЕМЯ совещания, вопросы которого обозначены заранее.
- обсуждение иных проектов, которые не связаны с тематикой совещания.
Если какая-то информация не готова к совещанию, то просто сообщите заранее об этом, и мы решим что делать. И это будет ГОРАЗДО лучше, чем если вы придете на совещание, и окажется, что чего-то из списка вы не знаете/забыли/вам обещают вот-вот сказать.
